L'Agenzia delle Entrate ha espressio la propria opinione in riferimento alla corretta modalità di gestione dei documenti analogici in previsione della loro dematerializzazione e successiva conservazione con l'intervento o meno di un pubblico ufficiale.
In particolare, qualsiasi documentazione informatica con valore fiscale, come le note spese che vengono poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, deve avere come caratteristiche l'integrità, l'autenticità e immodificabilità.
Nella fattispecie descritta in interpello n. 740/E/2021, laddove siano garantiti i requisiti di cui sopra e l'autenticità dei documenti dematerializzati, nulla osta all'adozione del processo ipotizzato dall'istante sia quando la nota spese è generata direttamente dal trasfertista mediante la procedura di accesso alla rete aziendale.
I giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono permettere la verifica della sussistenza dei requisiti che consentono la deducibilità dei costi e l'imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti lavoratori cui viene rimborsata la spesa.
In riferimento, invece, all'obbligo di firma della nota spese, la normativa al momento richiede l'apposizione della firma digitale, altra tipologia di firma elettronica, qualificata o una firma elettronica avanzata ai fini di riconoscerne l'efficacia e validità probatoria di scrittura privata prevista dall'articolo 2702, cod. civ.. Le medesime condizioni valgono per i giustificativi a essa allegati, precisando che le copie per immagine sostituiscono ad ogni effetto di legge i documenti originali.
Per quanto riguarda le prestazioni di trasporto taxi, si tratta di un servizio soggetto a fatturazione elettronica su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione dell'operazione. La fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatorio conservarla almeno dal prestatore.
I giustificativi allegati alle note spese trovano di norma corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. Se il giustificativo non permette di risalire al suo contenuto tramite altre scritture di cui sia d'obbligo la conservazione, la relativa conservazione ha bisogno dell'intervento di un pubblico ufficiale.
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